ビジネスマナーＱ＆Ａ


報連相

Ｑ．

自己判断で仕事をしてしまう後輩指導の仕方

システム課のＡさんが私の所属する総務部に異動になり、私が仕事を教える担当になりました。システム課で勤務していたということもあり、パソコン操作がお手のものなので資料作成やデータ入力はスピーディです。ですが、入力フォームを勝手に変更されてしまうので困っています。本人は「このほうが簡単で効率が良いですよ」と言うのですが、他の人が作業をしようとすると、今までとフォームが変わっていて、驚いたということがありました。
仕事の指示をしているのが私なので、フォームを変更する場合は相談して欲しいと伝えると、大きな変更の場合は相談してくれるようになったのですが、些細なことについての報告はありません。本人にその都度確認できる時は良いのですが、休まれた時に困ります。小さなことでも報連相してくれるためには、どのように伝えると良いのでしょうか。
こんにちは、今回のご相談内容は、自分の考えだけで仕事を進めてしまう方への指導ですね。
Ａさんは、効率良くしたいという思いだけで突き進んでいるのでしょう。ですが、仕事はチームで行うもの、これでは困りますね。
まずは、仕事はみんなで取り組むものであることを基に、勝手に変えるのがなぜ良くないのかをＡさんへ具体的に伝えましょう。伝える最大のポイントは「関わる方々の仕事のしやすさを考えること」です。
既存のやり方を変える時には、上司の許可はもちろんですが、その入力フォームを使用するメンバーも理解し、戸惑うことなく、行えることが大前提です。ずっとそのやり方で行ってきた先輩たちの考えもあるので、そこも配慮することで仲間との連携も強くなるということを分かってもらいましょう。
その上で、効率よくできる方法を提案してもらい、関わるみんなが納得できるよう、説明をしてもらいましょう。
“郷に入れば郷に従え”と言いますが、まずは今のやり方を受け止め、その上で全体を見て、新しい目線で意見を出すという姿勢で臨まれるように、サポートされてみてはいかがでしょうか。
Ｑ．

報連相の漏れやすい方への指導方法について

仕事に慣れてきた後輩の行動に頭を悩ませています。
私は、後輩に対して社内外で使用する資料づくりのサポートをしてもらっています。私が指示した内容に基づいて後輩は資料を作成するのですが、出来上がった資料は誤字・脱字はちょこちょこあるのは仕方ないとしても、指示しているものと違うものが出来上がっていることが多いです。そのことを指摘すると受け止める姿勢はなく、ふてくされてします。
そのやり取りを何度も繰り返すこととなり結局、資料修正は私が直してと書き直したものを入力するだけになっています。指摘する度にふてくされた後、「分かりました」と言うので理解しているように見えても理解していないと思うのです。
どのように指導すると食い違いなく仕事が進むのでしょうか。教えてください。
後輩は何を求められているのか根本を分かろうとしないのだと思われます。
根本の指示の目的や到達点を理解しないまま進めると、指示した内容ではなく自分の勝手な解釈でやりたいように進めることになります。結果、「指示と違う」と言われても言われていないことは分かるはずがないと思い、ふてくされた態度をとるのではないでしょうか。
指示が何の為のものか、その目的を本人の言葉で復唱してもらうことが根本の理解につながります。

「分かりました」だけでなく、「このようにする」という着手の順や方法などを具体的に言わせることで指導する側と共有でき、本人の把握度合いも高まります。

受けた指示の意味と照らし合わせながら仕事を進めると最初は時間がかかりますが、何度も行うことで理解が深まります。こういった繰り返しが、言われるままに行う姿勢から率先して取り組む姿勢への切り替えにつながるのではないでしょうか。
Ｑ．

仕事の進め方について悩んでいます。

仕事の進め方について、アドバイスいただきたいのですが・・・
先日、上司に急ぎの仕事を頼まれ、パソコンに向かって資料の作成をしていたところ、社内レクレーションの担当を一緒にしている先輩がやってきて、次回レクレーションのことについて話を始めました。
時間がないので、資料の作成を続けながら話を進めていたのですが、それが気に入らなかったのか、「パソコンばかり見て、人の話聞いてんのか。失礼なやつだ」と激しく叱責されてしまいました。
結局、約束の時間までに資料も仕上がらず、上司に怒られ、先輩にも怒られ散々でした。
私の説明不足なのが良くないとは思いますが、どうするのがよかったのでしょう。
しょうもないことで質問し、すみません。
仕事は優先順位を付けて行うこと、報告・連絡・相談をすることが大切です。
先輩には、上司の方から急ぎの仕事を頼まれていることを伝えましたか？そのことを最初にお伝えしていたら、先輩も理解を示してくださったのではないでしょうか。
「じゃあ、仕事が一段落したら声かけて」「急ぎだから、３分だけ時間もらっていい？」
など、あなたの状況を踏まえた上で対応してくださったかもしれません。

自分の置かれている状況を正しく相手に伝えることが重要です。
特に、後から仕事を頼まれた場合、自分が今抱えている仕事の状況を伝えた上で相談しましょう。
安請け合いして、結局できなかったでは、相手の方にも迷惑が掛かります。
また、優先順位は自分で勝手に付けず、頼まれた相手に確認しましょう。仕事の進捗状況を逐一報告することも忘れずに。

正しく、密な「報・連・相」は良い仕事をするための第一歩です。
仕事は一人でするものではありませんので、しっかりと、社内でコミュニケーションをとりましょう。