ビジネスマナーQ&A


報連相

報連相の漏れやすい方への指導方法について

仕事に慣れてきた後輩の行動に頭を悩ませています。
私は、後輩に対して社内外で使用する資料づくりのサポートをしてもらっています。私が指示した内容に基づいて後輩は資料を作成するのですが、出来上がった資料は誤字・脱字はちょこちょこあるのは仕方ないとしても、指示しているものと違うものが出来上がっていることが多いです。そのことを指摘すると受け止める姿勢はなく、ふてくされてします。
そのやり取りを何度も繰り返すこととなり結局、資料修正は私が直してと書き直したものを入力するだけになっています。指摘する度にふてくされた後、「分かりました」と言うので理解しているように見えても理解していないと思うのです。
どのように指導すると食い違いなく仕事が進むのでしょうか。教えてください。
後輩は何を求められているのか根本を分かろうとしないのだと思われます。
根本の指示の目的や到達点を理解しないまま進めると、指示した内容ではなく自分の勝手な解釈でやりたいように進めることになります。結果、「指示と違う」と言われても言われていないことは分かるはずがないと思い、ふてくされた態度をとるのではないでしょうか。
指示が何の為のものか、その目的を本人の言葉で復唱してもらうことが根本の理解につながります。

「分かりました」だけでなく、「このようにする」という着手の順や方法などを具体的に言わせることで指導する側と共有でき、本人の把握度合いも高まります。

受けた指示の意味と照らし合わせながら仕事を進めると最初は時間がかかりますが、何度も行うことで理解が深まります。こういった繰り返しが、言われるままに行う姿勢から率先して取り組む姿勢への切り替えにつながるのではないでしょうか。

仕事の進め方について悩んでいます。

仕事の進め方について、アドバイスいただきたいのですが・・・
先日、上司に急ぎの仕事を頼まれ、パソコンに向かって資料の作成をしていたところ、社内レクレーションの担当を一緒にしている先輩がやってきて、次回レクレーションのことについて話を始めました。
時間がないので、資料の作成を続けながら話を進めていたのですが、それが気に入らなかったのか、「パソコンばかり見て、人の話聞いてんのか。失礼なやつだ」と激しく叱責されてしまいました。
結局、約束の時間までに資料も仕上がらず、上司に怒られ、先輩にも怒られ散々でした。
私の説明不足なのが良くないとは思いますが、どうするのがよかったのでしょう。
しょうもないことで質問し、すみません。
仕事は優先順位を付けて行うこと、報告・連絡・相談をすることが大切です。
先輩には、上司の方から急ぎの仕事を頼まれていることを伝えましたか?そのことを最初にお伝えしていたら、先輩も理解を示してくださったのではないでしょうか。
「じゃあ、仕事が一段落したら声かけて」「急ぎだから、3分だけ時間もらっていい?」
など、あなたの状況を踏まえた上で対応してくださったかもしれません。

自分の置かれている状況を正しく相手に伝えることが重要です。
特に、後から仕事を頼まれた場合、自分が今抱えている仕事の状況を伝えた上で相談しましょう。
安請け合いして、結局できなかったでは、相手の方にも迷惑が掛かります。
また、優先順位は自分で勝手に付けず、頼まれた相手に確認しましょう。仕事の進捗状況を逐一報告することも忘れずに。

正しく、密な「報・連・相」は良い仕事をするための第一歩です。
仕事は一人でするものではありませんので、しっかりと、社内でコミュニケーションをとりましょう。