たけがみじゅんこのちょっといい話
   
 

トップ > コラム > 2020年9月

 


◇ メールで共有・活用 ◇

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は電子メールの送り方についてのご質問です。

【ご質問】
4月に入社し、3ケ月の研修期間を終えて、7月からは本採用となりました。電子メールのアドレスも自分用のものがもらえ、取引先とやりとりしています。メールを送る時に、上司(課長)から、「お客様とのやりとりは、必ず自分(課長)のメールにもCCで入れておいて」と言われました。お客様とのやりとりをCCで入れると相手にもそのことが分かるので、BCCで隠して送ったら、上司から再度CCで送るようにと言われました。私と先方との些細なやりとりなので、全部上司に送っていることがわかると先方に失礼かなと思ったのですが、どうなのでしょうか。メールの内容については、全て上司にも報告はしています。

【回 答】
上司に、メールの詳細内容が分かるよう、また、そのことを先方にも知っておいていただけるように、メールを共有し活用しましょう。

友達との気軽なメールは、二人の間でのやりとりさえできればよいのですが、ビジネスメールは部署でのお客様とのやりとりを管理し、また部下を育成する管理者の大切なツールでもあります。特に上司がやりとりを部下に任せている場合、お客様に対し、どのタイミングで何を伝えたか、その時の文章や言葉の使い方は適切であったのか等の現状把握をし、次の指示を出します。
CC(名前を表示し一斉送信)の場合、相手もそのメールの全員に返信してくださいますので、係わる全員がお客様の反応が分かります。また、お客様も上司や関係者のアドレスが返信先にあることで、情報を共有してもらっているとする安心感もあります。
例えば部下が出した「はい、かしこまりました」といった短い返事であっても、タイミングよくその返事ができているかどうか、また端的な返事だけで良かったのか等、上司は足りない部分をアドバイスできます。
社の一員としてお客様とやりとりをしますので、情報は共有できるようにし、お客様にも上司、関係者の方々にも安心していただけるように、CCメールも、指示の意味を理解して使っていきましょう。
2020年9月

代表取締役社長 竹上順子



 業務案内紹介 │ たけがみじゅんこのちょっといい話 │ 個人情報 │ 会社案内 │ お問合せ
CopyRight (C) 2011 Inter Pros inc. All rights Reserved.