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◇ 同姓の社員あての電話とりつぎ ◇

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は、電話での名指し人の確認の仕方についてのご質問です。

【ご質問】
私の職場には“山本さん”(全員男性)が3人います。山本さんあての電話がかかってくると、どの山本さんなのか分からず、「山本は3人おりますが、下の名前はお分かりでしょうか」などと聞いています。ですが、下の名前は分からないことが多く、結局、山本さんにあたりを付け、「○○会社の田中さんからですが、分かりますか?」と本人に確認しています。時間もかかり、先方様にも失礼なことを言っているような気がします。どのような聞き方がよいのでしょうか。

【回 答】
名指し人の部署を伺い、何についてのお電話なのかを確認し、該当者に取り次ぎます。

代表番号の電話に出られる方は会社全体のことを把握していると期待されているケースも多く、このような投げかけにも的確・スピーディーに、また信頼感ある対応も求められますね。
同じ名前の方が複数いらっしゃる場合、部署や何についてのお話しでお電話をされたのかを聞き、そこで判断します。例えば「恐れ入ります、山本は3人おりますが、営業の山本でしょうか?人事、または経理の担当でしょうか?」というように、外部からのお電話が多い方の順に確認をしていきます。部署が分からないようなら「恐れ入ります、お届けした商品についてのお問い合わせでしょうか?」などと、その部署で担当者が行っている仕事の内容を伝えて聞き取るという言い方もあります。かけて来られた方の業種がはっきりしていれば、最初に該当すると思われる方の名前をこちらから先に告げるのも方法です。例えば銀行の方からなら「経理の山本ですね」というように可能性の高い方を挙げて確認します。
このやりとりが同じかけ手の方と何回かあると、お電話をかけられる時に、名指しされる時の言い方を考えてくださるようにもなります。
お電話をかけてくださる方が、戸惑われたり、考え込まれたりしないよう、こちらから積極的に投げかけをして、スムーズに電話をつなげていきましょう。
2020年3月

代表取締役社長 竹上順子



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