たけがみじゅんこのちょっといい話
   
 

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◇ メールのタイトル ◇

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は、メールの送信についてのご質問です。
【ご質問】
毎日、たくさんの取引先と電子メールでやりとりをしますが、1つの用件についてのやりとりは、同じタイトルのまま、同じ方と何度もメールが行き来します。同じタイトルのままやりとりするのは、何回くらいまでが限度でしょうか。

【回 答】
「回数の限度はありませんが、送信内容の進み具合によってタイトルを替え、メール内容とタイトルが違っていく状態を避けます」
電子メールがビジネスの大切なツールとなっている今、1回のメールで効率よく、また先方様への敬意や感謝を伝えながら、良い関係を保てるツールとしても活用したいですね。ご質問の同じタイトルでのメールのやりとり回数ですが、限度の回数はありません。同じタイトルで行うことで、受信メールの一覧をPC上で見た時に、その内容についての返信があったことが即座に分かるので、タイトルを見て着手の優先順位を決めるといった便利さがあります。
しかしご質問のように、それが良いかどうか疑問に感じられるのも理解できます。同じタイトルであってもメール内容そのものが変わってきている場合は、同じタイトルをそのまま使うことは儀礼的で、手間を省いているだけの印象になってくるのも事実です。
同じ案件に対するやりとりでも、途中でその案件の内容が複雑化する場合や、別案件に発展する場合は、やりとりの3〜4回を目途に内容に合ったタイトルであるかどうかの見直しをして下さい。例えば「〇日のお打合せの件」のタイトルで始めても、途中からは、「打ち合わせ持参資料の件」に変え、メール文の主旨と合致させていき、より分かりやすくするという方法です。メールをご覧になる相手の状況も考えると、タイムリーなタイトルが親切ですね。
また、タイトルの選び方も「昨日の打ち合わせ御礼」と形式的にするほうがよい場合(相手方)と親しみを込めて「昨日はありがとうございました」と口頭記述にしたほうがよい場合がありますので、先方様との距離感で考えられるとよいと思います。
メールはビジネスツールであり、メール文はビジネス文書であることを踏まえ、マナー(相手にとっての心地よさ)をわきまえた送り方をしたいですね。
2018年10月

代表取締役社長 竹上順子



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