たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せたビジネスマナーと職場内コミュニケーションへの質問にお答えさせていただきます。今回は仕事の優先順位についてのご質問です。

【ご質問】
　入社１年目の営業事務です。仕事に慣れてくると周囲から毎日雑用を頼まれ、そのため自分の仕事が思うようにはかどりません。
　時間外も多く、先日、上司から叱られました。心の中では「私の仕事だけなら、遅くなりません」と思ってしまいました。とは言え、先輩たちは、周囲の色んな仕事を手際よくさばき、１８時には退社されています。一体私と何が違うのでしょうか。

【回答】
「お客様に係わることで時間の迫っているもの」から優先して行い、迷ったら依頼者に状況を伝え、相談しましょう。
　仕事に慣れ、実施できる力があると思われているからこそ、職場で様々な依頼が来ているのでしょう。
　優先順位は「お客様に係わることで時間の迫っているもの」が第１位です。自分が進めている仕事をこの第１位の考え方に当てはめてみると、全ての仕事の順番が決まりますね。
　次に経験から、これから行う仕事の時間がどれくらいかかるのか、１業務あたりの作業時間を出してみましょう。
　それを基に、午前中は何と何、終了時間の１時間前までにはどこまで行うかを決めていきます。終了時間より１時間前の時間を余裕分として持っていれば、ある程度の頼まれごとも対応できます。
　また想定外の時間がかかる大きな仕事を頼まれた時は、相手に「お客様の係る期日のあるもの」の業務名と作業時間を伝え、判断を仰ぎましょう。終了時間を超え、時間外で業務を行うときにも、予め上司にあなたの仕事の状況を伝えておくことも大切です。

　最後に、仕事の取り組みの優先順位は、①お客様に係ることで時間の迫っているもの、②社内業務で時間が迫っているもの、③お客様に係ることで時間に余裕のあるもの、④社内業務で時間の余裕のあるものという順番です。