たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

【ご質問】
　コロナ禍をきっかけに、オンラインで会議・打合せをする機会が多くなりました。お互いにオンライン会議は慣れてきているものの、急な不具合、例えば音が途切れて話しが通じない、急に相手が退席されたなどオンラインならでは事態が起こります。先日も、事業説明をされる相手方の声が途切れ途切れになり、冒頭10分くらいは聞き取れませんでした。チャット機能を使って知らせているものの、復旧に手間取って、15分は確実にやりとりが滞りました。こういったオンライン会議を主催する側として気を付けるところを教えてください。

【回　答】
　起こり得る事態を想定し、事前のリハーサルで慌てないようにしましょう。

　対面の会議でも同様ですが、オンラインでの会議は参加者それぞれが使う機器が複数あるため、通信がより複雑で、まさに何が起こるか分からない・・・このような会議は、事前準備と実機を動かしながらのリハーサルが大事です。
　「声が途切れ途切れになる」「ミュートになっていることに気づかれない」「オンライン会議に不慣れな方が多い」など、今まで経験してきた不具合を挙げた上で、職場内で模擬通信を行い、危機想定しておく必要があります。
　同じ場所で参加するとハウリングすることもあるため、どのPCをメインにするなどを決めて、安定した通信環境を保てるようにし、いつも使っているオンラインソフトではないもので招待を受けた時などは、リハーサルしておくことで操作に手間取らず、その場で慌てずに済みます。
　尚、オンライン会議に、ミュートに気づかず話されている方へは、「〇〇さんミュート！」と端的に伝えず、「ミュート解除をお願いします」と敬語を使いましょう。招待URLの送付も、すでに送信済みの招待であっても、オンライン会議の１－２営業日前に再度、お知らせメールとして送る気配りが必要です。　
　対面でもオンラインでも、事前準備と相手視点での気働きを大切にしたいですね。