たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

【ご質問】
先日、取引先の社長から電話をいただき、一旦切ってから、改めて社長に折り返し電話をしました。自分の社名と名前を名乗ったのですが、電話に出られた方には、聞いたことのない社名と名前を怪しまれ、「どういったご用件でしょうか？」と怪訝そうな言い回しで対応されました。
「先ほど社長とお話ししておりまして・・・」と言うと、「あら、そうでしたか」と、声が和らぎ、すぐに代わっていただけました。営業電話と間違われることがよくあるのですが、そういった勘違いなくスムーズに取り次いでいただける言い方のコツがあるのでしょうか。


【回　答】
名乗りと共に用件を短く伝え、取り次ぐ方に安心して対応していただけるようにします。

電話応対も、データのやりとりと同様に、セキュリティ機能を持たせた応対をされることが多くなりました。ですので、今回のご質問のように、すんなり社長に取り次いでいただけなかったというのも、無理のないことかと思います。
こういったガードがかかった応対で、勘違いされないために、最初に短く用件を伝えます。今回のような折り返しの電話の場合は「○○会社の〇〇と申します、先程〇〇社長からお電話いただいた件で、ご連絡を致しました。社長はいらっしゃいますでしょうか」と伝えたり、「○○会社の〇〇と申します、〇〇社長はいらっしゃいますでしょうか。お話しをうかがっておりました新商品の件でお電話を致しました」などと切り出します。こちらの電話の意図が分かり、この案件、この方なら取り次いでも大丈夫と、安心していただけると取り次ぎはスムーズに進みます。
名指し人の手を煩わせる応対を極力避けようと、聞き覚えのない方の電話は、簡単にとりつがないという役割意識の高い方はたくさんいらっしゃいます。その方が瞬時に、「取り次げる」と思えるこちらからの気配りある言い回しも大切ですね。