たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は職場での返事、受け答えについてのご質問です。

【ご質問】
職場で、話しかけても返事をしない後輩がいます。「この資料のことだけど～」と切り出すと、手を止めて無表情でこちらを見ますが、話を聞いているのかいないのか、全く反応がありません。たまに「分かってる？」と聞くと、だまってうなづく始末。いったいどうしたら反応が返るようになるのでしょうか。せめて返事くらいしてもらいたい。

【回答】
　人から声をかけられたら「はい」と言う。話を聞き終えたら「復唱して」と言う。という社内ルールを作りましょう。

返事がなかったり、反応が薄かったりと、こちらの言い分を受け止めてもらっているのかどうかが分からない方がありますね。ですが、放っておくことで、本人への信頼度や安心感は薄くなり、コミュニケーションが取りにくい人ということになります。
さて最近も知り合いから、こんな連絡を受けました。
その会社では、お客様からいただいた請求書は、支払いが終わると請求書綴に綴っておくのですが、先月分の請求書の中には残暑見舞いの葉書が入っており、その葉書も一緒に請求書綴に綴じた新人がいたというのです。
そこで、手紙は請求書に綴じず、上司に渡すようにと指導したところ、新人は全くの無反応で分かっているのかいないのか判断ができず、そのためその方はつい語気を強め、ネチネチと長い指導を行ってしまった。“これはパワハラですか”と案じる内容でした。
状況や事例は違っても、仕事の指導でしたことも、もしかしたらパワハラかなと、考えてしまうことも多いですよね。
しかしこのような例の多くは、癖がないという習慣に起因するものなのです。つまり新人は聞いているものの、返事をする習慣を持っておらず、“考えながら聞く=固まってしまう”のです。これは失敗の度合いが強く認識されるほど、強く現れます。
ですので仕事で言い難いが、感情的に行き違いが起きるかも？と思うことは、予めルール化して公表し、張り紙にでもして、起きた時、「ほら、返事」というような習慣づくりをしてはどうでしょうか。１.声をかけられたら返事をする。２.業務に関わる指示は復唱する。こんな簡単なことですが、意外と行われていません。不快感でギクシャクしたり、大きなミスに発展しないよう、簡単な着手で改善しましょう。