たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回はオンラインでの名刺交換についてのご質問です。

【ご質問】
お客様とオンラインでの打ち合わせが決まった時に、上司から「初めてお会いする方だから名刺交換しておいてね」と言われました。当社はオンラインで初対面の場合、所属や名前がわかるQRコードを送信し、画面上から読み込んでいただいていますが、そんな時、相手の方に名刺相当の情報をいただきたいと伝える時には、どう言えばよいのでしょうか

【回答】
名刺をいただきたい旨をお伝えし、所属や正確なお名前を記したメールをいただくか、またはファクシミリでお教えいただくようにお願いをしましょう。

　非接触での打ち合わせや会合が多くなっている今、初めての方とのご挨拶も画面越しで行うケースも多いですね。その場合に、対面応対なら交換するはずの名刺が手元にないことで不便なこともあります。上司が名刺交換をしてねと言われたのは、後々連絡する時に正式な部署名や役職名を知らないままでいるのは、失礼だからというお考えがあってのことなのでしょう。どのようなお立場の方と打ち合わせをさせていただいたのかを内容と共に把握しておくのも上司のマネジメントの一つです。
　何度もメールでやりとりをしている場合もありますが、メール送信文の中にある署名欄には、ご自分の役職を書かれない方もありますので、お話の中や文章中に入れる時の役職名やフルネームは知りたいところです。
　お願いの仕方ですが、自社の名刺はQRコードで読み取っていただくとして、お願いをする時には、今後、所属やお名前を間違え、失礼が合ってはならないとしながら、「できれば名刺をいただきたいのですが、お会いする機会も少なく、大変失礼かとは存じますが、○○様のお名刺をファクシミリでお送りいただくか、またはメールにて所属やお名前をいただけないでしょうか」とされてはいかがでしょうか。ポイントは対面で行うべき名刺を、非対面方法でいただくことに対する、気配り表現の言葉を入れるということです。
　画面を通じてのモノのやりとりは、言葉と見える範囲での態度での敬意表現に限られますので、対面の時以上に表情や口調に気を配って行いましょう。