たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は、社内の伝言・通達についてのご質問です。

【ご質問】
当社では、給湯室に１つだけウォーターサーバーがあり、お湯も冷水も出る為、重宝していて、従業員のみんなが使っています。先日、このサーバーのボトルに“使えません”と貼り紙がしてあり、それを見た上司から「何ンだ？この貼り紙は！使えないことを知らせるなら他の言い方や方法があるンじゃないか」と、貼った社員の先輩である私にお叱りがありました。サーバーの詰め替えボトルの発注ミスだったようです。当の本人は、悪気がないのですが、どのように言うと分かるのでしょうか。

【回　答】
連絡は、受け手の視点で考え、方法と表現の仕方を工夫することを指導します。

貼り紙を貼られた後輩の方は、周囲に早く伝わるようにと、“効率のよい方法”だと思ったのだと思います。ですが上司が言うように、使う人がウォーターサーバーに近寄った時に、真っ先に目に入るものがこの「使えません」の貼り紙です。
いつものように使おう（使える）と思ってサーバーの前に立った人は、いきなりシャットアウトされたという印象を持ち、次にどうすれば良いンだと不快感が増すのは目に見えています。
ウォーターサーバーを設置した目的は、社内のみんなが、新鮮な水や温かい湯を、いつでも使えるようにという気持ちからですから、使えない時は、いつまでという時期を分かるようにすることと、使えない期間はこのようにしましたという案内も必要です。
目的と相手側の立場に立って、どんな時でも仕事をすることを後輩に指導をしてあげて下さい。
今回の場合、使う方々に安心していただくには、以下の連絡方法が有効です。
①貼紙には、使えない現状といつ使えるようになるのか、また、他に代わるものがあれば案内
をする。
　②紙を貼るのと同時に、各部署には使えない状態であることと復旧の日（時間）を伝える。
　　（紙を貼ったことも伝える）
自分の効率の良さだけを考えず、使おうとする方が、直前に使えない残念な想いをすることがないよう、取り計らう気配りが良い仕事につながります。