たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は、作業中の受け答えについてのご質問です。

【ご質問】
事務所での仕事中、後輩に声をかけると、こちらを見ずにパソコンや書類を見ながら返事をします。まだ返事くらいなら良いのですが、仕事上の指示や確認の時も、「聞いてますから・・」と言って、自分の業務から目を離さないでいます。私にだけそうなのかと思っていましたが、先日、取引先様に同行した際、「聞いてますから・・・」とは言わないまでも、同じような様子が見られました。人の話しを聞く姿勢として良くないということを伝えたいのですが、あまりにも基本的なことのため、どう言ったら嫌味なく伝わり、直るのでしょうか。
【回　答】
こちらを見て応答するように向け、そのリズムを習慣化しましょう。

目の前の作業に集中したり考え込んでいると、声をかけられても目線を離す時間が効率の悪さにつながるように思えるのか、そのままの体勢で返事だけする、といった光景をよく見るようになりました。指示を出したり質問する側からすると、相手の「自分のこと優先」の姿勢が伝わり、信頼関係を弱めるひとつの要素と捉えてしまいます。
そのような時には、まず名前を呼び、こちらを見てくれるのを待ちます。返事だけをしてこちらを見ない時には、「今、いいですか？」と更に状況を確認する言葉を投げかけてこちらを見てくれるのを待ちます。それでも見ない時は「いつならいいですか？」と相手が見て話しができるようになる都合を聞きます。と、このような繰り返しで、「声をかけられたら動きを止めて相手を見て、話しを受けとめる姿勢をとる」ということを学習・習慣化していきます。
そうしないとこの後輩のように、取引先で話を聞いている時にも無意識に顔を上げない習慣がついてしまうことになります。まずは『話を聞く時は、顔を見る』を先輩としてうるさく指導し、加えて視線を変えても良い時は、話の内容を紙面やデータで確認する時など、話に関連する時のみにしてくださいねと伝えるのが良いでしょう。