たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は、役職変更のお知らせの仕方についてのご質問です。
【ご質問】
7月の人事異動で係長から課長に昇格しました。以降、お会いする機会のある方には課長名での新名刺でご挨拶の時にお伝えできるのですが、メールと電話でしかやりとりをしていない方には、そのことが伝わらず、今でも「〇〇係長」と言われます。自分から切り出すのも言いづらく、新係長にも申し訳ない感じがしています。どのタイミングで、どういう方法でお伝えしたらよいでしょうか。

【回　答】
「メールの署名に役職を入れる。自分から役職が変わったことを名乗る。の二つの方法で対応します」
お会いする機会がなく、メールと電話だけの応対の場合、役職の変更は伝えそびれてしまいます。取引先様が後からこのことが分かると、知らずに以前の役職名を言っていたことに対しておわびをされ、お知らせできていなかったのはこちらのほうなのに、と申し訳ない気持ちになります。
このような時、次の２つの方法で対応します。
①メールの署名欄に部署名と共に役職名も入れます。（ずっと入れておくのはこれ見よがしで嫌
な方は、期間限定でも結構です）
　②電話でお話しする時に会話の最後に、役職が変わった旨を口頭で伝えます。
　　言い方としては、「〇〇様、この度7月1日の異動で私、恐縮ながら課長職になりました。ま
た引き続きどうぞよろしくお願い致します」などです。「恐縮ながら」「恐縮ですが」などの、
強い謙りの言葉をつかうことで、お知らせをしておきたいという誠実さを表せます。

お客様が、知らずに失礼なことを言ってしまったと落ち度を感じさせないようにすることが大切です。また、反対に役職が変わられたと伝え聞いていることの確認をする時には、取り次ぎ依頼の際に、「〇〇様はお役職が変わられたと伺いましたが、今のお役職は係長ではないのですね？」などと聞いてみると安心です。
部署や役職が変わったということは立場・役割が変わったということですので、そこを踏まえた内容となるよう、切り替えた話しの進め方も必要ですね。