たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

【ご質問】
お客様先への訪問時、約束の時間に遅れてしまうようなことがあります。理由は色々あるのですが、先方への連絡はどのようなタイミングで、どのような言い方をするとよいのでしょうか。電車などの交通機関を使っている時は連絡が取りにくく、焦ることもしばしばあります。

【回　答】
「約束の時間より前に、自社の方から理由と共に連絡を入れてもらいます。自分が直接連絡を取る時には、今どのあたりにいるのかなどの状況も併せて伝えます」

お客様先への訪問、特に最初の段階は時間に遅れることは訪問目的を達する上では大きなダメージとなりますので避けたいところです。ですが、うまく進まないこともあります。時間に遅れそうになった時には、遅れるかもしれないと思った時点で連絡をとります。移動中で直接、電話ができない場所にいる時には、自社の方に代わりに連絡してもらうとよいですね。
自分がお客様先へ直接電話をすると、周りの状況によってはヒソヒソとした小さい声や異様に大きな声となる場合もあり、先方様へ印象として良いものは伝わりにくくなります。自分以外が連絡をする時は、「15分ほど遅れて到着しそうです」などと簡単に時間を伝えた上でお詫びをしてもらいます。
仮に、自社の方が対応できない時は自分で電話をします。その時は、理由は短く、例えば、渋滞している・社を出るのが遅くなったなどと言い、他人のせいでそうなったという言い訳にならないようにします。自社のミーティングが急に入ったとか、その前のお客様との打ち合わせが長引いたなどはＮＧです。更にプラスして「今、〇〇まで来ていますので、あと〇分でお伺いできるかと思います」と、先方様の分かる目印になる地名や建物と想定時間を伝えてお詫びをします。
現在地が分かることで、先方様でもおおよその時間が分かり安心されます。先方様にも次の約束がある場合もありますので、その調整をされるということも考えなければならないですね。
もちろん、到着時には開口一番、お詫びをした上で、今日のお時間がいつまで可能かということも最初にうかがうことも大切です。
相手があっての約束ごとですので、自分の非をお詫びするだけでなく、先方のご都合も踏まえた投げかけで、信頼関係を保てるようにしましょう。