たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

【ご質問】
外線電話で、営業電話が多くかかってきます。電話の回線や事務所、事務機器のおすすめなど、担当者あてにかかってきますが、担当の部長は、「自分に回さなくていいから対応しておいて」と言われます。基本的には、お断りを伝えるのですが、どのような言い方がよいのでしょうか。
「担当者は出張しております」と言ったら、名前を聞かれ、別日にまた電話がありました。手を取られることも多く、困っています。

【回　答】
　「どなたもお客様という認識で、丁寧にお断りをしましょう。」
お得な情報を提供してもらえる営業電話ですが、忙しくて1分でも惜しい状況で仕事をしている時には、長々と話しをされると困ってしまいますね。
このような時には、丁寧な口調と言い回しでお断わりをしましょう。「申し訳ございません、私どもでは結構でございます」といった言い方です。それでも尚、「資料を送らせていただきますので、見るだけ見てもらえませんか」といった次なる提示があった場合には、なぜ“結構”なのか理由が必要です。その場合には「申し訳ございません、既に相談している会社がございますので、結構でございます」や「長年、お付き合いのある会社様にお願いをしております」など、会社のつながりを引き合いに出して、お伝えします。
口調は丁寧に、言葉づかいも敬語をつかい、お詫びしながらお伝えします。この時に、乱暴な口調や否定的な言葉「うちは間に合ってますから」などと言うと、会社全体の質を落とし、このことが、評価として、出回ってしまうと更に、しつこい勧誘の電話が来る場合もあります。対応力の弱さが、組織としてのウィークポイントとして見られる場合もあります。
お電話は、現在のお客様だけでなく、将来のお客様も創っていきます。どなたからのお電話でも社の評価を落とすことのないよう、丁寧な応対をしましょう。