たけがみじゅんこのちょっといい話ブログ

皆様から寄せられたビジネスマナーへの質問にお答えさせていただきます。今回は、メールの送り方についてのご質問です。

【ご質問】
「メールを送った後、電話をしたほうがよいのでしょうか？」
取引先に問い合わせや確認、また見積書などの数字に関する書類もメールで送るのですが、その後に電話をしたほうがよいのでしょうか？メールは相手の時間を取らずに伝えることができるメリットがあるのに、後で電話をすると結局、手間を取らせてしまうことになるので、申し訳ないような気がしています。迷惑に感じられないでしょうか。

【回　答】
　「メールの前後で送った旨の確認をして、お互いに間違いのないようにします」

メールがビジネスの必須アイテムとなり、仕事の効率はぐっと高まりました。送れば届くメールであるにも関わらず、確認の電話をする理由は２つあります。
1つめは、送った文書・文章が受け取る方に正しく届いているかを確認することです。送る側は間違いなく送っていても、機器の不調や受け取る方の見落とし、また不在など見ていただけていない状況となることはあります。仮に見ていただけていないのなら、その状況を把握しておくことで、次の対応を替えることができます。例えば、会議中なら、メールをお送りしたことを電話に出られた方へ伝えておくなどです。このことで、責任を持って仕事を進める姿勢を伝えることもできます。また、自分が間違った相手に送ってしまったなどの大変なミスも早く分かれば、早い対処が大きなトラブルを避けてくれます。
2つめは、送ったメールに対する相手の受けとめ方を知るということです。メール文はできるだけ簡略化した文章を使いますので、事実は明確に伝わりますが、感情は伝わりにくくなります。送った後の電話で「先ほど送らせていただきましたが、急に申し訳ありません」などの口調や抑揚・言葉づかいで、送った時の自分の気持ちを届けることができるのは電話のメリットです。
メールの効率的な点と、電話や直接対応の気持ちを通わせ合うことができる点の両方をうまく活用し、信頼関係を高めながら仕事を進めることができると良いですね。